KSeF e-faktury dla Shopify Store w Polsce

Od 2026 roku e-fakturowanie KSeF zmieniło sposób wystawiania faktur w Polsce i przesyłanie faktur PDF e-mailem nie będzie już wystarczające.

Zamiast tego faktury będą musiały być wystawiane jako ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne i przesyłane przez rządowy system o nazwie KSeF.

Zmienia to sposób wystawiania faktur, moment uzyskania przez nie mocy prawnej oraz dostępne dla firm systemy fakturowania.

Poniżej dowiesz się, czy KSeF dotyczy Twojej firmy, co zmienia się w praktyce i jak przygotować system fakturowania w swoim Shopify Store.

W tym artykule omówimy:

• Czym jest e-fakturowanie KSeF w Polsce?
• Jak wygląda format e-faktury KSeF?
• Kiedy e-fakturowanie KSeF staje się obowiązkowe w Polsce?
• Jak e-fakturowanie w Polsce dotyczy Shopify Store sprzedających B2B?
• Wsparcie dla polskich e-faktur KSeF w Sufio
• Najczęściej zadawane pytania

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to polski narodowy system wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, zarządzany przez Ministerstwo Finansów.

Od 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla podatników VAT mających siedzibę w Polsce w przypadku faktur objętych polskimi przepisami VAT.

Faktury PDF mogą być nadal udostępniane dla wygody, ale mają jedynie charakter wizualnej prezentacji faktury.

Prawnie wiążąca faktura to ustrukturyzowana faktura elektroniczna przesłana do KSeF i zaakceptowana przez ten system.

W transakcjach B2B faktura jest uznana za prawnie wystawioną dopiero w momencie walidacji i akceptacji przez KSeF. Wpływa to na datę wystawienia faktury w rozumieniu prawnym, rozliczenie VAT i procesy księgowe.

Niektóre transakcje nie podlegają temu obowiązkowi. Na przykład faktury dla konsumentów (B2C) mogą być wystawiane w KSeF, ale po 1 lutego 2026 roku pozostaje to dobrowolne.

E-faktura KSeF może wyglądać znajomo dla Ciebie i Twojego Klienta, ale sposób jej wystawiania jest inny.

Sama faktura jest wystawiana jako ustrukturyzowany plik XML w oficjalnym formacie FA(3) określonym przez polskie organy podatkowe.

Ten ustrukturyzowany format zawiera wszystkie dane faktury w postaci możliwej do odczytu maszynowego i pozwala KSeF automatycznie zweryfikować dane faktury przed jej akceptacją.

Po akceptacji e-faktura:

• Otrzymuje unikalny numer KSeF
• Staje się prawnie wiążąca dla celów podatkowych
• Jest archiwizowana przez organy podatkowe przez dziesięć lat

Z tego względu dane na fakturze muszą być kompletne i poprawne w momencie wysyłki.

KSeF jest wprowadzany etapami.

Czas rozpoczęcia obowiązku zależy od obrotu firmy, a nie od branży czy systemu fakturowania. Główne terminy to:

W systemie KSeF podstawowy termin zwrotu VAT skrócony jest z 60 do 40 dni od 1 lutego 2026 roku.

Jako Shopify Store musisz zapewnić, że Twój proces fakturowania obsługuje e-faktury KSeF dla polskich klientów B2B.

Polskie Shopify Store sprzedające klientom biznesowym powinny:

1. Zbierać niezbędne dane, aby ustalić, czy sprzedaż podlega polskiemu obowiązkowi e-fakturowania B2B, takie jak polski numer VAT klienta i adres rozliczeniowy.
2. Generować faktury z kwalifikujących się zamówień w ustrukturyzowanym formacie XML zgodnym z KSeF.
3. Przesyłać faktury do KSeF, aby zostały zweryfikowane i udostępnione klientowi.

Faktury PDF nadal mogą być wysyłane e-mailem lub udostępniane do pobrania, ale nie zastępują one ustrukturyzowanych e-faktur KSeF przesłanych dla transakcji B2B w Polsce.

Dla Shopify Store objętych KSeF, Sufio pomoże Merchantom dostosować proces fakturowania do polskich wymagań e-fakturowania.

Sufio automatycznie utworzy wymagane przez KSeF dane do ustrukturyzowanych faktur, pomoże zminimalizować problemy związane z brakującymi lub błędnymi danymi i prześle faktury do systemu KSeF w Twoim imieniu.

E-faktury KSeF będą generowane zarówno dla faktur, jak i not kredytowych wystawianych polskim klientom biznesowym (B2B).

Dotyczy to zarówno faktur automatycznie utworzonych na podstawie zamówień w Shopify Store, jak i faktur utworzonych ręcznie w aplikacji Sufio.

To samo dotyczy not kredytowych — niezależnie od tego, czy tworzone są automatycznie na podstawie zwrotów oraz reklamacji w sklepie internetowym, czy też ręcznie w aplikacji.

Jednocześnie aplikacja nadal będzie generować profesjonalne faktury PDF, które mogą być wysyłane e-mailem do klientów lub pobierane z ich kont w sklepie internetowym.

Pozwala to utrzymać znany proces fakturowania podczas przygotowań do obowiązkowego e-fakturowania w Polsce.

Czym jest numer KSeF na fakturze?

Numer KSeF to unikalny numer referencyjny przypisany do faktury lub noty kredytowej po zaakceptowaniu przez KSeF.

Potwierdza, że dokument został pomyślnie przesłany przez KSeF i jest prawnie ważny do celów podatkowych.

Numer ten jest generowany automatycznie i służy do identyfikacji faktury w dokumentacji księgowej, audytach i płatnościach.

Czym jest numer dokumentu KSeF?

Numer dokumentu KSeF odnosi się do tego samego identyfikatora co numer KSeF.

Jest to oficjalny numer referencyjny nadany przez KSeF każdej zaakceptowanej fakturze lub nocie kredytowej. W praktyce oba terminy stosuje się zamiennie, określając tym unikalny numer potwierdzający skuteczne przesłanie i walidację w KSeF.

Jak KSeF poprawia zgodność podatkową?

KSeF pomaga zwiększyć zgodność podatkową, dając organom podatkowym bezpośredni dostęp do danych z faktur w chwili ich wystawienia.

Ponieważ faktury są weryfikowane przed ich wystawieniem, błędy i nieścisłości mogą zostać wykryte wcześniej.

Zmniejsza to ryzyko błędnego raportowania VAT, ogranicza oszustwa i upraszcza kontrole podatkowe zarówno dla firm, jak i organów.

Jakie są wymagania KSeF?

Aby spełnić wymagania KSeF, firmy muszą:

1. Wystawiać faktury B2B w oficjalnym ustrukturyzowanym formacie XML FA(3)
2. Przesyłać faktury do KSeF w celu walidacji
3. Upewniać się, że faktury są zaakceptowane przez KSeF zanim uzyskają moc prawną
4. Przechowywać i podawać przypisany numer KSeF

Te wymogi dotyczą firm zarejestrowanych do VAT w Polsce od wskazanej daty startu KSeF w 2026 roku, w zależności od poziomu obrotów.