Peppol e-facturen voor Shopify-winkels in België

Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie de standaardmethode van factureren voor de meeste binnenlandse B2B-verkopen in België.

Dit betekent dat, voor verkopen aan btw-geregistreerde Belgische bedrijven, een gestructureerde e-factuur die via het Peppol-netwerk wordt verzonden verplicht is.

Ons nieuwe artikel biedt richtlijnen over e-factureringsvereisten voor Shopify-winkels gevestigd in België en legt uit hoe Sufio automatisch conforme e-facturen aanmaakt en indient bij het Peppol-netwerk namens u.

In dit artikel bespreken we:

• E-factureringswetten in België
  • Peppol e-factuurformaat
• Belgische e-facturering voor Shopify-winkels die B2B verkopen
• Ondersteuning voor Belgische e-facturen in Sufio
• Registreer uw bedrijf voor e-facturering
• Geef uw bedrijfsgegevens op
• Goedkeuringskosten voor gebruik
• Registreer voor e-facturering
• Automatisch indienen van e-facturen naar Peppol inschakelen
• Een e-factuur handmatig indienen
• Bekijk e-factuurstatussen en los mogelijke problemen op
• Veelgestelde vragen

Vanaf 1 januari 2026 zijn bedrijven die in België zijn gevestigd verplicht om gestructureerde e-facturen uit te geven voor de meeste binnenlandse B2B-verkopen aan andere Belgische btw-geregistreerde bedrijven.

Hoewel PDF- of papieren kopieën voor het gemak nog steeds beschikbaar kunnen zijn, dienen deze alleen als een visuele weergave van de onderliggende elektronische factuur.

Het juridisch geldige document is feitelijk de gestructureerde elektronische data die voldoet aan de Europese norm EN 16931 en doorgaans wordt verzonden via het Peppol-netwerk.

Sommige verkopen vallen momenteel buiten het toepassingsgebied van deze verplichting, zoals B2C-verkopen aan consumenten en bepaalde btw-vrijgestelde bedrijven.

Deze regels voor B2B e-facturering zijn geïntroduceerd door een wet formeel aangenomen door de Belgische Kamer van Volksvertegenwoordigers en verder toegelicht op het officiële e-factureringsportaal van de overheid.

Voor België is het voorgeschreven e-factuurformaat gebaseerd op Peppol BIS Billing 3.0 in UBL XML.

Dit is een gestructureerd XML-bestand dat alle factuurgegevens bevat in machineleesbare vorm.

Dit formaat voldoet aan de EU-normen (EN 16931), waardoor het voldoet aan de Europese e-factureringsregels (Richtlijn 2014/55/EU) en grensoverschrijdende handel ondersteunt.

Voor het verzenden van e-facturen is Peppol het standaardnetwerk in België.

Peppol (afkorting van Pan-European Public Procurement OnLine) is een Europees netwerk dat veilige en interoperabele uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden mogelijk maakt.

Als handelaar moet u ervoor zorgen dat uw facturatieproces e-facturen ondersteunt voor uw Belgische B2B-klanten.

Shopify-winkels in België die aan zakelijke klanten (B2B) verkopen, dienen:

• Verzamel de benodigde informatie van hun klanten om te bepalen of een verkoop onder de Belgische B2B e-factureringsplicht valt (bijvoorbeeld het Belgische btw-nummer en het factuuradres van de klant).
• Genereer e-facturen van in aanmerking komende bestellingen in een gestructureerd Peppol-compatibel formaat.
• Dien e-facturen in via het Peppol-netwerk naar het Peppol-eindpunt van de klant.

PDF-facturen kunnen nog steeds per e-mail worden verstuurd of beschikbaar worden gesteld voor download, maar ze dienen naast—en niet ter vervanging van—de gestructureerde e-factuur die via het Peppol-netwerk wordt verzonden voor Belgische B2B-verkopen.

Voor Shopify-winkels in België kan Sufio automatisch e-facturen in Peppol-formaat aanmaken en deze versturen naar uw Belgische klanten via het Peppol-netwerk.

E-facturen worden gegenereerd voor zowel facturen als creditnota's die aan uw Belgische zakelijke klanten (B2B) zijn uitgegeven.

Dit geldt zowel voor facturen die automatisch worden aangemaakt uit bestellingen in uw Shopify-winkel als voor facturen die handmatig worden gemaakt in de Sufio-app.

Hetzelfde geldt voor creditnota's, ongeacht of ze automatisch worden gemaakt uit terugbetalingen en retouren in de online winkel of handmatig worden aangemaakt in de app.

Sufio genereert alle Belgische e-facturen in het Peppol-formaat (Peppol BIS Billing 3.0) en gebruikt een gecertificeerd Peppol Access Point om ze te bezorgen aan uw B2B-klanten via het Peppol-netwerk.

Tegelijkertijd genereert de app professionele PDF-facturen die per e-mail naar uw klanten verzonden kunnen worden of door hen gedownload kunnen worden vanuit hun account in uw online winkel.

Voordat u e-facturen naar uw klanten kunt sturen, moet u uw bedrijf voor e-facturering registreren in Sufio.

Om u te registreren voor e-facturering:

1. Ga in uw Sufio-account naar de pagina Instellingen → Documenten.
2. Scroll naar beneden naar het gedeelte E-facturering.
3. Controleer de twee vereisten waaraan u moet voldoen voordat u zich registreert.
4. Klik op de knop Registreer voor e-facturering om de registratie te starten.

We overlopen nu de twee vereisten waaraan u moet voldoen voordat u zich registreert voor e-facturering.

Controleer of u alle bedrijfsgegevens hebt opgegeven die nodig zijn voor e-facturering.

Dit omvat:

• Uw bedrijfsnaam
• Uw bedrijfsadres
• Een geldig Belgisch btw-nummer voor uw bedrijf
• Uw primaire bankrekeningnummer in IBAN-formaat

Als een van deze gegevens ontbreekt, kunt u deze toevoegen op de pagina Instellingen → Bedrijfsprofiel in uw Sufio-account.

U dient gebruikskosten goed te keuren voor elke e-factuur die wij succesvol verzenden via het Peppol-netwerk.

Vanwege de extra kosten die gepaard gaan met het gebruik van een gecertificeerd Peppol Access Point om uw documenten naar het netwerk te versturen, rekent Sufio een kleine vergoeding aan voor elke succesvolle indiening.

Deze vergoeding bedraagt $0,05 USD per e-factuur, tot een maximumbedrag op basis van uw plan.

In dit geval zouden de kosten voor e-facturering $1 per maand zijn. In dit geval zouden de kosten voor e-facturering $1 per maand zijn.

Als uw huidige abonnement nog geen gebruikskosten bevat, klikt u op de knop Goedkeuringskosten voor gebruik in het gedeelte E-facturering.

U wordt doorgestuurd naar uw Shopify-beheercentrum, waar u de gebruikskosten en het maximale maandbedrag dat u mogelijk wordt aangerekend voor uw e-facturen kunt bekijken. Na goedkeuring van deze gebruikskosten wordt u teruggeleid naar uw Sufio-account.

Zodra u aan beide vereisten hebt voldaan (de benodigde bedrijfsgegevens geleverd en de gebruikskosten goedgekeurd), klikt u op de knop Registreer voor e-facturering om door te gaan met de registratie.

U wordt binnen enkele seconden geïnformeerd over het succes van de registratie. Mocht u problemen ondervinden tijdens het proces, neem dan contact op met onze klantenondersteuning, wij helpen u graag verder.

Nadat u uw bedrijf met succes voor e-facturering hebt geregistreerd, kunt u beginnen met het indienen van uw e-facturen via het Peppol-netwerk naar uw zakelijke klanten.

De makkelijkste en meest handige manier om dit te doen is door automatisch indienen van e-facturen in te schakelen.

Deze automatisering geldt alleen voor facturen en creditnota's gegenereerd uit bestellingen in uw winkel, niet voor facturen of creditnota's die u handmatig aanmaakt in uw Sufio-account.

Bovendien worden alleen facturen en creditnota's voor uw Belgische zakelijke klanten met een Belgisch btw-nummer ingediend bij het netwerk.

Voor alle in aanmerking komende facturen en creditnota's worden e-facturen automatisch gegenereerd en ingediend bij het Peppol-netwerk zodra deze documenten zijn aangemaakt in uw Sufio-account.

Om het automatisch indienen van e-facturen in uw Sufio-account in te schakelen:

1. Ga in uw Sufio-account naar de pagina Instellingen → Documenten.
2. Scroll naar beneden naar het gedeelte E-facturering.
3. Schakel de optie Facturen voor B2B-klanten automatisch als e-factuur indienen in.
4. Klik op de knop Instellingen bijwerken bovenaan de pagina om de wijzigingen toe te passen.

Als u ervoor kiest niet automatisch e-facturen in te dienen voor in aanmerking komende facturen en creditnota's, kunt u deze handmatig indienen in uw Sufio-account.

Let op, voor losse facturen en creditnota's die niet vanuit bestellingen in uw online winkel zijn aangemaakt maar handmatig zijn gemaakt in Sufio, moeten e-facturen altijd handmatig worden ingediend.

Om een e-factuur handmatig in te dienen:

1. Ga in uw Sufio-account naar de pagina Facturen of Creditnota's en open het document dat u wilt indienen.
2. Klik op de knop E-factuur indienen.
3. U ziet een statusmelding met het resultaat van de indiening van de e-factuur.

Let op: een e-factuur kan maar één keer ingediend worden.

Voor alle facturen en creditnota's waarvan de e-facturen succesvol zijn ingediend, is het niet langer mogelijk deze opnieuw in te dienen.

Om te garanderen dat uw facturen en creditnota's consistent blijven met hun bijbehorende e-facturen, kunt u deze documenten in uw Sufio-account niet meer bewerken of bijwerken zodra een e-factuur succesvol is ingediend.

Als een e-factuur echter om welke reden dan ook niet kan worden ingediend, kunt u het document alsnog bewerken en de e-factuur handmatig opnieuw indienen.

Om te zien welke e-facturen succesvol zijn ingediend bij het Peppol-netwerk, vindt u een nieuwe kolom E-factuur op de pagina's Facturen en Creditnota's in uw Sufio-account.

U kunt de status ook controleren wanneer u een specifieke factuur of creditnota bekijkt. Op de documentpagina ziet u nieuwe statusbadges zoals E-factuur ingediend of E-factuur mislukt naast de documentnaam in de paginakop.

Als u over deze badges zweeft, worden er tooltips weergegeven met meer details, waaronder een link naar de pagina Geschiedenis van e-facturen.

Op deze pagina kunt u extra informatie bekijken over elke e-factuur, waaronder een gedetailleerde beschrijving van eventuele fouten voor e-facturen die niet zijn ingediend.

Deze fouten kunnen bijvoorbeeld een ongeldig klantadres of btw-nummer zijn.

De pagina legt de fout in meer detail uit en raadt, waar mogelijk, aan welke actie ondernomen kan worden om het probleem op te lossen en de e-factuur opnieuw in te dienen.

Vanaf wanneer zijn Peppol e-facturen verplicht voor B2B-verkopen in België?

Vanaf 1 januari 2026 zullen bedrijven die in België zijn gevestigd, verplicht zijn om gestructureerde e-facturen uit te geven voor de meeste binnenlandse B2B-verkopen aan andere Belgische btw-geregistreerde bedrijven.

Voor welke documenten moet ik een e-factuur indienen?

U moet e-facturen indienen voor facturen en creditnota's die aan Belgische zakelijke klanten met een Belgisch btw-nummer worden uitgegeven voor binnenlandse B2B-verkopen.

Welke informatie heb ik nodig over mijn Belgische zakelijke klanten om een e-factuur in te dienen?

Om een e-factuur via het Peppol-netwerk in te dienen, moet u beschikken over het factuuradres van de klant en een geldig Belgisch btw-nummer (BTW-nummer, Numéro de TVA of USt-IdNr).

Hoe kan ik de btw-nummers van mijn klanten vastleggen of instellen in mijn Shopify-winkel?

U kunt de btw-nummers van uw zakelijke klanten op verschillende manieren verkrijgen of instellen:

• De klant kan deze bij het afrekenen invullen via onze afrekenextensie (alleen beschikbaar voor Shopify Plus-winkels).
• De klant kan het invullen op de winkelwagenpagina via onze codesnippets.
• U kunt het zelf instellen in het veld Klantnotitie in uw Shopify-beheercentrum.
• U kunt het zelf instellen bij de bedrijfsgegevens van de klant in Shopify B2B (alleen beschikbaar voor Shopify Plus-winkels).

Wat als de klant pas een btw-nummer aanlevert nadat de factuur is opgesteld?

Facturen en creditnota's die het Belgische btw-nummer van de klant niet bevatten, worden niet automatisch bij het netwerk ingediend.

Als u het btw-nummer van de klant pas ontvangt nadat het document is aangemaakt, kunt u het document in uw Sufio-account bewerken, het btw-nummer toevoegen en vervolgens de e-factuur handmatig indienen door op de knop E-factuur indienen te klikken.

Wat moet ik doen als mijn e-factuur niet kan worden ingediend?

Als uw e-factuur niet ingediend kan worden, is de eerste stap het controleren van de foutmelding. Open het document in uw Sufio-account, zweef over de statusbadge E-factuur mislukt en klik op Toon geschiedenis van e-facturen.

Als het probleem wordt veroorzaakt door ontbrekende of ongeldige klantgegevens (bijvoorbeeld een foutief btw-nummer of postcode), kunt u het document bewerken, de gegevens corrigeren en vervolgens de e-factuur handmatig indienen door op de knop E-factuur indienen te klikken.

Kan ik een document nog bewerken nadat een e-factuur succesvol is ingediend?

Nee. Om te garanderen dat facturen en creditnota's consistent blijven met hun bijbehorende e-facturen, kunt u een document niet meer bewerken of bijwerken nadat de e-factuur succesvol is ingediend.

Kan ik dezelfde e-factuur meer dan één keer indienen?

Nee. Elke e-factuur kan slechts één keer worden ingediend.

Voor facturen en creditnota's waarvan de e-facturen succesvol zijn ingediend, is het niet langer mogelijk deze opnieuw in te dienen.

Kan ik aanpassen wanneer een e-factuur automatisch wordt aangemaakt en ingediend?

Als u automatisch indienen van e-facturen in uw account inschakelt, worden e-facturen altijd aangemaakt en ingediend zodra Sufio de factuur of creditnota aanmaakt.

U kunt echter instellen wanneer facturen en creditnota's worden aangemaakt uit bestellingen in uw online winkel.

U kunt er ook voor kiezen om automatische e-facturering uit te schakelen en e-facturen handmatig in te dienen vanuit uw Sufio-account.

Moet ik nog steeds PDF-facturen naar mijn klanten sturen?

U kunt nog steeds PDF-facturen naar uw Belgische B2B-klanten sturen, maar ze zijn enkel een visueel exemplaar—het juridisch geldige document is de gestructureerde e-factuur die via het Peppol-netwerk wordt verzonden.

Voor alle andere klanten, waaronder Belgische consumenten (B2C), blijft Sufio professionele PDF-facturen aanmaken die per e-mail naar klanten worden verzonden of vanuit hun klantaccount in uw online winkel kunnen worden gedownload.

Kan ik Sufio gebruiken om e-facturen te ontvangen?

Momenteel kan Sufio enkel e-facturen verzenden naar het Peppol-netwerk. U heeft een andere app nodig om e-facturen te ontvangen die aan uw bedrijf zijn gericht.

Ondersteunt Sufio Peppol-facturatie voor Shopify-winkels met meerdere entiteiten?

Momenteel kan één Sufio-account slechts Peppol e-facturen verzenden namens één Belgisch bedrijf. Ondersteuning voor Shopify-winkels met meerdere entiteiten—waar meerdere leveranciersbedrijven binnen één winkel opereren—wordt gepland voor de eerste helft van 2026.

Brengt het indienen van e-facturen extra kosten met zich mee?

Vanwege de extra kosten die gepaard gaan met het gebruik van een gecertificeerd Peppol Access Point om uw e-facturen naar het Peppol-netwerk te versturen, brengt Sufio een extra vergoeding in rekening voor elke e-factuur die wij succesvol verzenden.

Hoeveel rekent Sufio voor het indienen van e-facturen?

Deze vergoeding bedraagt $0,05 USD per e-factuur, tot een maximumbedrag op basis van uw plan.

Het is belangrijk om te weten dat we deze vergoeding alleen in rekening brengen voor e-facturen die succesvol zijn verzonden via het Peppol-netwerk.

Houd er rekening mee dat Sufio geen kosten in rekening brengt voor verzonden e-facturen tot het einde van februari 2026, zodat u onze e-factureringsoplossing gratis kunt uitproberen.